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皆さんはもう、「take notes」 と「make notes」 の違いについては、すでに私が「英語でのノートの取り方」でご紹介してすでにご存じだと思いますので、今回は特定の種類のノートの取り方について詳しくお伝えしましょう。会議の議事録の取り方についてです。会議の「議事録」というのは、会議で意見が一致した事柄すべてをノートに取ったもののことです。会議で話し合われた事柄の記録をきちんと保存しておくために、議事録を取ることは非常に重要です。
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ステップ 1 – 議事録を取る人を決める
いつも同じ人が議事録を取ることになっている場合は、このステップははぶくことができます。そうでなければ、会議の始まる前か、始まってすぐに、だれが議事録を取るかを決定しましょう。そうすることで、ほかの出席者全員がノートを取る時間を節約して、会議に集中することができるからです。
ステップ 2 – 取る方法を決める（タイプにするか、手書きにするか）
パソコンで議事録を取ることは、後でタイプする必要がないうえに、途中で情報を追加できるので、効率的な方法だといえます。ただ、ここで注意が必要なのが、会社や組織によっては、議事録に書かれていることが実際に会議で言われたことであると証明するために、出席者全員が議事録に署名をしなくてはいけないことがあるという事実です。この場合、議事録は紙に書くか、会議終了時に印刷して、出席者全員に署名してもらわなくてはなりません。
ステップ 3 – 書く
まずは準備編として２点書きましょう。
会議が行われた日時と場所。お勧めなのは、事前に書いておくことです。だいたいの場合、会議の日時は事前に分かるので、先に書いておくことで時間をセーブできます。
出席者全員の名前。これも、だれが出席するかを知っていれば、事前にやっておく方が時間をセーブできます。もし、事前にわからない場合は、確実に出席者全員をリストに載せられるように、出席者が部屋に入ってきた際に彼らの名前をノートに取りましょう。
つぎに本番編です。要点は２点です。
発言のキーポイントを書く。
発言者の名前を書く。
会議では多くの人が交互に意見を交換します。そのときに大事なのは、「誰が」「何を」発言したかと言うことです。発言した言葉を１句1句書き残すのではなく、要点を抑えて書きましょう。これは時間短縮にもなりますし、後で読みなおすときにもわかりやすいですよね？また、会話や交渉などの内容では会話の途中経過ではなく、その会議での最終決定を書き留めましょう。
では例文で紹介します。
と書く替わりに
と書くことです。
決定が下された際には、なにをすることに同意したのか、そして、会議の後でやるべきことがある場合には、それも書いておきましょう。だれが何をいつするのかをしっかり書きとめておきましょう。これは「やるべきこと」リストに書くことができます。
次の会議の予定がある場合には、議事録の最後に書くようにしましょう。こうすれば出席者は、十分な予告期間で予定を立てることができます。
この段階で議事録が適切であれば、出席者に署名してもらうことができます。
ステップ 4 – 書式を設定する
明確な議事録を提出する必要がある場合には、会議の後で、取ったノートを編集したり、タイプすることができます。箇条書きの印を使用したり、文字がはっきり簡単に読めるように、重要点を太字にしましょう。もし必要ならば、文章を完全にして読みやすくするために、議事録に言葉を付け加えることも可能です。この場合は、すでに書かれている内容を変えてしまうようなことは付け加えないように注意しましょう。
最後のヒント
書式を設定し、議事録を校正し終わったら、出席者が議事録を使って仕事に取りかかれるように、会議の後できるだけ早く配布しましょう。
