Email commerciali in inglese: 5 consigli pratici

Nell’ambito della porpria attività lavorativa può essere più facile scrivere dei messaggi email piuttosto che sostenere una conversazione: non bisogna preoccuparsi della pronuncia ed è possibile correggere il messaggio prima di spedirlo. Ma ci sono alcune regole importanti da ricordare. Ecco alcuni consigli utili per scriver ein modo efficace e convincente.

1. Conosci il vocabolario dell’email

I programmi di email utilizzano molte abbreviazioni o frasi brevi e se non li conosci puoi fare degli errori, mandando la tua richiesta di aumento di stipendio non solo al tuo capo ma a tutto’l’ufficio!

“Reply to all” significa che il essaggio verrà inviato a tutti quelli che hanno ricevuto l’originale a cui tu stai rispondendo. Nella sezione per l’inserimento dell’indirizzo, il box “cc” (carbon copy) è dove vanno inseriti gli indirizzi delle persone che devono ricevere copia del messaggio, mentre il box “bcc” ti permette di inviare copia del messaggio a più persone in copies discreto – la /b/ infatti indica “blind” (cioè nascosta).

Se qualcuno ti chiede il “forward” di un email, significa che desiderano ricevere una copia di un messaggio da te ricevuto e per mandarlo tu dovrai usare la funzione /forward/ (Inoltra) che a volte viene abbreviato con “fw.”

2. Usa le giuste forme di cortesia

Se è normale inziare un email ad un amico con “Hey” (Ciao), non lo è altrettanto se stai scrivendo ad un potenziale cliente. Daltro canto, l’utilizzo di frasi formali come “Dear Sir” è ormai considerato fuori moda. Il modo migliore è iniziare con “Dear Mr. / Ms.” e quindi il cognome del destinatario. Una volta stabilita una stabile collaborazione si potrà iniziare utilizzando il nome proprio (per esempio “Dear John”).

3. Scrivi in modo chiaro e sintetico

Mentre alcune lingue europee usano strutture elaborate complesse, l’inglese preferisce messaggi brevi e ben organizzati. Introduci in modo chiaro lo scopo del messaggio nel primo paragrafo e quindi segui una struttura semplice, nei paragrafi successivi usando delle buone frasi introduttive. Avverbi come “first, second, next, finally” permettono al lettore di seguire con facilità il discorso ed ogni nuovo punto. Non p necessario dilungari in tanti dettagli in un email. Puoi quindi terminare il tuo messaggio con una frase tipo “If you have any other questions please feel free to contact me,” che invita il lettore a chiedere ulteriori informazioni.

4. Sii cortese ed educato

È sempre importante essere chiari quando si scrive per ottenere qualcosa, sia che si tratti di uno sconto su una fornitura di scarpe, che un colloquio di lavoro, ma non è considerato educato utilizzare espressioni che indicano una pretesa di ciò che si chiede come “I want.”. Utilizza quindi “I would like” o “I am interested in” che sono forme di cortesia ideali per una proposta iniziale o il vaglio di diverse possibilità.

5. Termina sempre correttamente il tuo messaggio

“I am looking forward to your reply,” “Thank you,” o “Sincerely” sono le espressioni più adatte e che lasciano al destinatario una buona opinione.
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