أعظم 7 نصائح لأحسن طريقة في كتابة الرسائل الإلكترونية باللغة الإنجليزية

كلنا يعتمد على البريد الإلكتروني في جانب كبير من اتصالات العمل – خصوصًا في التواصل مع الزملاء أو العملاء أو الموردين الذين  يكونون في بقاع أخرى من العالم.وإذا كان البريد الإلكتروني مفيدًا؛ إلا أن كتابة الرسائل قد تستغرق وقتًا طويلاً – وفي بعض الأحيان ينتج عنها حالة من الالتباس.وهذه بعض نصائح الخبراء لتكون رسائلك الإلكترونية أكثر فعالية.

اكتب سطر الموضوع بشكل واضح

لا تُفتح كثير من الرسائل الإلكترونية أبدًا نظرًا لأن الناس لديهم الكثير مما يتعين عليهم إنجازه ، فتأكد من كتابة سطر الموضوع بشكل واضح بحيث يعرف المتلقي ما الذي تتحدث عنه الرسالة على الفور ويكون لديه شيء من الدافع كي يفتح الرسالة ويرد عليها مباشرة.

لتكن الرسالة قصيرة

كيف تشعر إذا كنت مضطرًا لقراءة رسالة إلكترونية مطولة ووجدت فيها بعض المعلومات التي كان يمكن أن تُكتب في كلمات قليلة.الإحباط؛ أليس كذلك؟فلتكن رسائلك الإلكترونية وجيزة بلطف.

هل من الأحسن أن تجري اتصالاً هاتفيًا؟

هناك بعض الأمور التي تستلزم إجراء مناقشة متبادلة.فقبل أن تبدأ في كتابة الرسالة الإلكترونية؛ فكِّر إذا كان الاتصال بالهاتف هو الخيار الأفضل.حيث إن إجراء اتصال هاتفي سريع يمكن أن يختصر الكثير من الكتابة في الإرسال والاستلام.

قدِّم خيارات بحيث يتسنى للقارئ الاختيار منها بدلاً من أن تطرح عليه أسئلة مفتوحة

إذا كان من اللطيف أن تطلب معرفة رأي شخص ما عبر البريد الإلكتروني من آن لآخر؛ فإن طريقة طرح الخيارات غالبًا ما تكون أكثر فعالية.على سبيل المثال: “When do you want to meet?””متى تحب أن نتقابل؟” قد تجعل من تراسله يقترح وقتًا لا يكون مناسبًا لك.ومن هنا فسوف تحتاج لإرسال واستلام المزيد من الرسائل.ولكن؛ إذا سألت من تراسله “Would you rather meet on Monday at 2 pm, Tuesday at 4pm or Friday at 10am?””هل يمكن أن نتقابل في يوم الاثنين الساعة 2 مساء أو الثلاثاء الساعة 4 مساء أو الجمعة الساعة 10 صباحًا؟” فيمكنه أن يختار موعدًا يعلم أنه مناسب لك، ومن هنا فلا حاجة لكتابة المزيد من الرسائل.

راجع الرسالة الإلكترونية قبل الإرسال

من السهل أن تنقر على “إرسال” مباشرة بعد أن تفرغ من كتابة الرسالة، ولكن قد يؤدي هذا في بعض الأحيان لإرسال رسالة تحتوي على أخطاء أو يشوبها الغموض.انتظر لبعض الوقت حتى تقرأ الرسالة قبل إرسالها وسوف تندهش مما تجد!

خذ فترة “هدوء”

من أحسن ما تمتاز به الرسائل الإلكترونية هو أنه ليس عليك الرد عليها على الفور.إذا كنت تكتب رسالة إلكترونية عن موضوع ما لديك شعور جامح تجاهه؛ فمن الأحسن أن تحفظها كمسودة ثم تفعل شيئًا آخر لفترة تم تعود وتقرأها وبعد ذلك ترسلها.حيث يمكن حفظ الرسالة الإلكترونية باعتبارها سجل دائم لآرائك بشأن أمر ما، لذا فمن المهم أن تتأكد من تعبيرك عن آرائك على الوجه الصحيح.

لا ترسل رسائل كثير!

كل شخص منا عمِل مع آخر وكان هذا الآخر يُرسل رسائل إلكترونية كثيرة جدًا في فترة واحدة،إياك أن تكون هذا الآخر في المكتب الذي تعمل به!لا تنس أن تفكر مرتين قبل إرسال الرسالة الإلكترونية لأكثر من شخص.حيث تفرض بعض الشركات عقوبات على الاستخدام المفرط للرسائل الإلكترونية ومن السهل معرفة السبب وراء ذلك. .

هل لديك نصائح؟هل لديك أفكار تضيفها إلى هذه القائمة؟إذا كان ذلك؛ رجاءً أخبرنا عنها من خلال قسم التعليقات أدناه.